醫(yī)院信息系統(tǒng)更替硬核方案

隨著醫(yī)療改革的不斷深化，醫(yī)院運(yùn)行管理需求的不斷提高，醫(yī)院信息系統(tǒng)要不斷地進(jìn)行升級(jí)和改造，以適應(yīng)發(fā)展的要求。當(dāng)前醫(yī)院信息系統(tǒng)已經(jīng)成為支撐醫(yī)院業(yè)務(wù)運(yùn)行的必要保障，信息系統(tǒng)的連續(xù)運(yùn)行又使得對(duì)其進(jìn)行更新和替換變得困難，導(dǎo)致大部分信息系統(tǒng)不得不超期服役。

因此，如何做好醫(yī)院新舊系信息統(tǒng)更替工作，成為不少醫(yī)院信息化建設(shè)的痛點(diǎn)。

有哪些常規(guī)問(wèn)題是我們需要考慮的呢？

系統(tǒng)更換過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)醫(yī)院信息系統(tǒng)從舊系統(tǒng)到新系統(tǒng)切換的成功對(duì)醫(yī)院來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，但在系統(tǒng)切換過(guò)程中不可避免的會(huì)遇到各種問(wèn)題，影響新系統(tǒng)正常上線。出現(xiàn)的問(wèn)題種類一般表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

01

系統(tǒng)切換方式

系統(tǒng)切換是采用兩套系統(tǒng)并行的方式還是“一刀切”的方式？?jī)商紫到y(tǒng)并行是指在新系統(tǒng)上線的同時(shí)現(xiàn)有系統(tǒng)仍然使用，待新系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定、細(xì)節(jié)修改完畢、基本沒有問(wèn)題后再逐漸全部切換至新系統(tǒng)。

“一刀切”指新系統(tǒng)上線后現(xiàn)有系統(tǒng)立即停止使用，現(xiàn)有系統(tǒng)的數(shù)據(jù)通過(guò)設(shè)定好的規(guī)則導(dǎo)入到新系統(tǒng)，一切數(shù)據(jù)以新系統(tǒng)為準(zhǔn)。前者對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)影響小，幾乎不影響現(xiàn)有系統(tǒng)的運(yùn)行，新系統(tǒng)如果出現(xiàn)問(wèn)題，可以隨時(shí)切換回現(xiàn)有系統(tǒng)，風(fēng)險(xiǎn)小。

但由于兩套系統(tǒng)同時(shí)并行，在數(shù)據(jù)統(tǒng)一性和完整性上會(huì)存在一定的問(wèn)題。后者數(shù)據(jù)統(tǒng)一性、完整性能夠滿足要求，但切換風(fēng)險(xiǎn)大，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)醫(yī)院業(yè)務(wù)造成的影響較大。

02

原始數(shù)據(jù)處理問(wèn)題

新系統(tǒng)相對(duì)于現(xiàn)有系統(tǒng)在開發(fā)工具和數(shù)據(jù)庫(kù)方面可能有所變動(dòng)，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)可能發(fā)生變化，現(xiàn)有系統(tǒng)的原始數(shù)據(jù)無(wú)法被新系統(tǒng)使用，對(duì)于這部分原始數(shù)據(jù)的處理需要仔細(xì)考慮。

數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是系統(tǒng)切換工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，有的數(shù)據(jù)可能是現(xiàn)有系統(tǒng)沒有的，需要手工錄入；有的數(shù)據(jù)需要從現(xiàn)有系統(tǒng)經(jīng)過(guò)合并、轉(zhuǎn)換導(dǎo)入新系統(tǒng)。不管是哪種情況，都需要認(rèn)真、細(xì)致的完成。否則，問(wèn)題會(huì)在系統(tǒng)切換時(shí)集中爆發(fā)，后悔莫及。

03

用戶使用習(xí)慣問(wèn)題

系統(tǒng)切換會(huì)對(duì)用戶的使用習(xí)慣帶來(lái)較大影響，主要表現(xiàn)在系統(tǒng)操作流程的改變上。相對(duì)于現(xiàn)有系統(tǒng)來(lái)說(shuō)新系統(tǒng)在操作方式上會(huì)有較大變化，這就要求用戶改變使用現(xiàn)有系統(tǒng)形成的一些習(xí)慣。這會(huì)在系統(tǒng)更換過(guò)程中帶來(lái)一定的阻力，如何將這種阻力降到低是需要考慮的問(wèn)題。

系統(tǒng)更換的詳細(xì)方略

01

測(cè)試系統(tǒng)的準(zhǔn)備與應(yīng)用

1.1測(cè)試硬件的準(zhǔn)備

首先，按新系統(tǒng)需求采購(gòu)新的應(yīng)用服務(wù)器及存儲(chǔ)設(shè)備，安裝配置數(shù)據(jù)庫(kù)、中間件、應(yīng)用服務(wù)。其次，在信息中心準(zhǔn)備幾臺(tái)測(cè)試用電腦，要選擇終端用戶的各類機(jī)型，避免正式啟用時(shí)，終端用戶因電腦配置不夠無(wú)法正常使用的情況。安裝測(cè)試程序及相關(guān)控件；安裝各流程所需的外接硬件設(shè)備；準(zhǔn)備各類表單測(cè)試用紙。

1.2基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入與維護(hù)

新系統(tǒng)數(shù)據(jù)字典與在用系統(tǒng)有所不同，需由相應(yīng)科室維護(hù)人員進(jìn)行初步對(duì)應(yīng)，由數(shù)據(jù)庫(kù)人員將新、老系統(tǒng)表結(jié)構(gòu)導(dǎo)出后進(jìn)行關(guān)聯(lián)導(dǎo)入。對(duì)于導(dǎo)入后仍缺少的字段，再進(jìn)行逐一維護(hù)。

此外，因距離正式上線還會(huì)有一段時(shí)間，此時(shí)間段內(nèi)產(chǎn)生的新數(shù)據(jù)，要求維護(hù)人員在新、老系統(tǒng)中同時(shí)維護(hù)，一方面是避免切換時(shí)再次導(dǎo)入，另一方面也是對(duì)維護(hù)人員的培訓(xùn)。對(duì)于庫(kù)存類的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)要確認(rèn)字段，待正式切換時(shí)才導(dǎo)入，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)一定要仔細(xì)核對(duì)。

1.3功能測(cè)試

廠商實(shí)施人員演示系統(tǒng)功能，信息中心人員實(shí)踐操作各種流程是否順暢、錄入異常值的邏輯判斷是否正確、查看各環(huán)節(jié)的信息是否一致、生成報(bào)表是否正確、打印表單的格式是否符合要求。因?yàn)槊總€(gè)人的操作習(xí)慣不同、關(guān)注重點(diǎn)不同，所以測(cè)試過(guò)程分工輪番進(jìn)行，以確保每個(gè)測(cè)試點(diǎn)有多人操作，能夠盡量全面地完成測(cè)試任務(wù)。

1.4測(cè)試結(jié)果總結(jié)

測(cè)試結(jié)果編制固定的表格樣式，每個(gè)人按格式填寫，至少要包括：測(cè)試人、測(cè)試時(shí)間、功能模塊、測(cè)試數(shù)值、測(cè)試結(jié)果。每項(xiàng)測(cè)試任務(wù)完成后，要及時(shí)匯總：過(guò)濾結(jié)果正常的測(cè)試點(diǎn)，刪除重復(fù)存在的問(wèn)題，與廠商實(shí)施人員確認(rèn)剩余問(wèn)題，得到雙方確認(rèn)后，標(biāo)記為實(shí)證問(wèn)題，備份記錄。

整個(gè)測(cè)試的過(guò)程引用PDCA戴明環(huán)質(zhì)量管理的過(guò)程：Plan，計(jì)劃測(cè)試任務(wù)，確定單元測(cè)試或集成測(cè)試;Do，實(shí)施測(cè)試；Check，檢查整理測(cè)試結(jié)果；Action，確認(rèn)存在的問(wèn)題，溝通解決的方案，對(duì)于沒有解決的問(wèn)題，提交給下一個(gè)PDCA循環(huán)中去解決。

02

功能需求的優(yōu)化

2.1老系統(tǒng)功能模塊的梳理

對(duì)在用系統(tǒng)的功能進(jìn)行梳理，分角色、分模塊進(jìn)行總結(jié)歸納，尤其對(duì)一些在過(guò)去運(yùn)行過(guò)程中優(yōu)化的功能點(diǎn)，要特殊標(biāo)注，簡(jiǎn)要記錄其實(shí)現(xiàn)的方式方法。

2.2新老系統(tǒng)功能對(duì)比

對(duì)比新、老系統(tǒng)的功能情況，討論確定新系統(tǒng)較老系統(tǒng)有所優(yōu)越的功能流程；確定新系統(tǒng)不適用的功能是否沿用老系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)功能。討論過(guò)程要有各管理部門的主管參加，由他們提出問(wèn)題，確定符合業(yè)務(wù)要求的功能實(shí)現(xiàn)方式。

2.3醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展需達(dá)到的功能

根據(jù)醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展的規(guī)劃，對(duì)比電子病歷系統(tǒng)功能評(píng)價(jià)、互聯(lián)互通評(píng)級(jí)等更高別的功能要求，確定近三年需要實(shí)現(xiàn)的功能目標(biāo)。

2.4新需求的確認(rèn)及進(jìn)度說(shuō)明

將測(cè)試中確認(rèn)的問(wèn)題、新老系統(tǒng)對(duì)比中確認(rèn)的功能、以及中長(zhǎng)期規(guī)劃要達(dá)到目標(biāo)功能匯總整理，確認(rèn)優(yōu)先級(jí)別、確認(rèn)完成時(shí)限。

需求功能的確定應(yīng)用了關(guān)鍵成功因素法，通過(guò)管理部門、操作用戶及開發(fā)方共同討論，確定功能需求的優(yōu)先程度、實(shí)現(xiàn)需求的難易程度及時(shí)長(zhǎng)，確定出實(shí)現(xiàn)所有需求的時(shí)間軸：緊急且易于實(shí)現(xiàn)的功能要短期完成；緊急但不易于實(shí)現(xiàn)的功能要中期完成；可緩且易于實(shí)現(xiàn)的功能要在上線前完成；可緩且不易于實(shí)現(xiàn)的功能可隨著上線后實(shí)際應(yīng)用的情況，確定是否必須的需求，從而轉(zhuǎn)化為又一輪的關(guān)鍵因素進(jìn)行討論確定。

03

不可輕視的人員培訓(xùn)

3.1流程講解

組織全員的培訓(xùn)時(shí)，可按患者就診的全過(guò)程進(jìn)行講解，區(qū)分門診、住院的主業(yè)務(wù)流程。要由醫(yī)務(wù)、護(hù)理、財(cái)務(wù)等部門參與，強(qiáng)調(diào)新系統(tǒng)培訓(xùn)的重要性，回復(fù)并記錄操作人員提出的問(wèn)題。確認(rèn)是否需進(jìn)一步改進(jìn)，如需改進(jìn)還需進(jìn)行之前的需求優(yōu)化、再次培訓(xùn)環(huán)節(jié)。

3.2分角色培訓(xùn)

按某一角色進(jìn)行專場(chǎng)培訓(xùn)。建議以信息部門人員培訓(xùn)為主，開發(fā)商實(shí)施人員為輔。因?yàn)樾畔⒉块T人員熟悉新、老系統(tǒng)的各操作環(huán)節(jié)，可有針對(duì)地講解操作上的不同，強(qiáng)調(diào)正確的操作模式。

因?yàn)槭欠纸巧嘤?xùn)，所以培訓(xùn)人應(yīng)提前準(zhǔn)備好講解數(shù)據(jù)，并準(zhǔn)備充足的測(cè)試數(shù)據(jù)讓參加人員現(xiàn)場(chǎng)操作，通過(guò)現(xiàn)學(xué)現(xiàn)用，強(qiáng)化練習(xí)，及時(shí)答疑，糾正錯(cuò)誤，使培訓(xùn)更有效率。

04

正式庫(kù)的安裝與調(diào)試

4.1服務(wù)器配置

按測(cè)試的情況，優(yōu)化配置正式庫(kù)的服務(wù)器、存儲(chǔ)等設(shè)備。檢查調(diào)整網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、應(yīng)用安裝，部署防火墻、安全策略等。

4.2客戶端安裝

按角色整理客戶端所需安裝的系統(tǒng)、工具、插件設(shè)置及硬件驅(qū)動(dòng)的清單，按清單為醫(yī)生、護(hù)士等不同用戶電腦安裝所需的程序并配置調(diào)試好外連設(shè)備，盡可能做到每個(gè)終端只跑一次，減少硬件人員工作量，同時(shí)也避免影響臨床用戶的正常使用。

05

切換方案的確定和實(shí)施

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